Software Einführung & Umstellung
Die richtigen Maßnahmen machen Ihre Software Einführung zum Erfolg.
Die richtigen Maßnahmen machen Ihre Software Einführung zum Erfolg.
Die Einführung eines IT-Systems ist für die meisten Organisationen bzw. Unternehmen eine Herausforderung. Bestehende Prozesse und Strukturen werden hinterfragt und in der Regel durch vorgegebene Abläufe standardisierter Software-Produkte ersetzt. In vielen Fällen macht das Sinn, aber nicht immer.
Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie wir Sie bei Ihren IT-Projekten in den verschiedenen Projekt-Phasen unterstützen können: bei der Auswahl der passenden Software, beim Aufbau der Projektorganisation oder bei ungeplanten Änderungen im Projektumfeld. Als Moderator von Arbeitsgruppen verstehen wir uns als Bindeglied zwischen internen oder externen IT-Dienstleistern und den Mitarbeitern der Fachbereiche.
Durch eine Analyse der bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse kann im Abgleich mit den angebotenen Standardlösungen bereits in der Beschaffungsphase abgeklärt werden, in welchen Bereichen sinnvollerweise die bestehenden Abläufe an die Software und wo die Software durch sogenanntes Customizing besser an die vorhandenen Prozesse im Unternehmen angepasst wird.
Wenn Ihr Lieferant mit der Implementierung der neuen Software beginnt, sind Sie wahrscheinlich froh, dass er auch die Projektleitung dafür übernimmt und stellen in Ihrer IT-Abteilung Ansprechpersonen zur Verfügung. Aber schnell nehmen Sie Umstände wahr, die nicht in Ihrem Sinne sind. Das beginnt beispielhaft mit seinem Zugriff auf personelle Ressourcen in den betroffenen Fachbereichen für die Erhebung des aktuellen Zustands, der Vorlage von Texten für das Pflichtenheft und geht bis hin zur Einladung zu Projektbesprechungen, bei denen dann auch noch kurzfristige Entscheidungen für die Umsetzung getroffen werden sollen. Solche Situationen können Sie vermeiden, wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation eine entsprechende Projektorganisation aufbauen und so der externen Projektleitung einen Widerpart gegenüber stellen, der neben den IT-Agenden auch die weiteren Anforderungen durch das Projekt berücksichtigt.
Vielfach treten während der Projektlaufzeit noch Veränderungen ein (z. B. neue Gesetze, interne Vorgaben, etc.), die Sie berücksichtigen müssen. Der Lieferant liefert Ihnen nach Ihrer entsprechenden Anfrage ein Angebot für die neue Programmfunktionalität. Dabei erkennen Sie, dass der Preis im Verhältnis zu den ursprünglichen Gesamtkosten unverhältnismäßig hoch ist. In der Regel sind solche Situationen sowohl durch eine entsprechende vertragliche Gestaltung wie auch durch im Vorfeld definierte Regeln für Änderungen im Projekt eingrenzbar, manchmal auch vermeidbar.
Die Mitarbeit in einem Software-Projekt zählt in vielen Fällen nicht zu den Kernkompetenzen des eigenen Personals. Eine zusätzliche Herausforderung liegt im unterschiedlichen Sprachverständnis zwischen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den technikaffinen Vertreterinnen und Vertretern des IT-Lieferanten. Hier macht es Sinn, eine Position zwischenzuschalten, die einerseits Ihre Interessen als Auftraggeber vertritt und andererseits die technischen Anforderungen nachvollziehen kann.
Die nachfolgenden Fragen und Problemstellungen wurden im Lauf der letzten Jahre an uns herangetragen.
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