Software Einführung & Umstellung
Die richtigen Maßnahmen machen Ihre Software Einführung zum Erfolg.
Die Einführung eines IT-Systems ist für die meisten Organisationen bzw. Unternehmen eine Herausforderung. Bestehende Prozesse und Strukturen werden hinterfragt und in der Regel durch vorgegebene Abläufe standardisierter Software-Produkte ersetzt. In vielen Fällen macht das Sinn, aber nicht immer.
Unser Know How für Ihre Lösung
Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie wir Sie bei Ihren IT-Projekten in den verschiedenen Projekt-Phasen unterstützen können: bei der Auswahl der passenden Software, beim Aufbau der Projektorganisation oder bei ungeplanten Änderungen im Projektumfeld. Als Moderator von Arbeitsgruppen verstehen wir uns als Bindeglied zwischen internen oder externen IT-Dienstleistern und den Mitarbeitern der Fachbereiche.
Was ist Ihr Projekt?
Auswahl der Software
passend für Ihr Unternehmen
Durch eine Analyse der bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse kann im Abgleich mit den angebotenen Standardlösungen bereits in der Beschaffungsphase abgeklärt werden, in welchen Bereichen sinnvollerweise die bestehenden Abläufe an die Software und wo die Software durch sogenanntes Customizing besser an die vorhandenen Prozesse im Unternehmen angepasst wird.
Wir unterstützen Sie bei:
- Der Analyse und Beschreibung Ihrer Arbeitsabläufe bzw. Prozesse
- Der Erstellung der Anforderungsbeschreibung
- Der Entwicklung eines Bewertungsschemas für die Auswahl des bestmöglichen Lieferanten
- Der Konzeption von Change-Prozessen, sofern sie in dieser Phase schon klar sind
- Der Definition, welche Betreuungs- und Wartungsleistungen durch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. durch jene des externen Lieferanten abzudecken sind
Projektorganisation
Projekt Know How aufbauen
Wenn Ihr Lieferant mit der Implementierung der neuen Software beginnt, sind Sie wahrscheinlich froh, dass er auch die Projektleitung dafür übernimmt und stellen in Ihrer IT-Abteilung Ansprechpersonen zur Verfügung. Aber schnell nehmen Sie Umstände wahr, die nicht in Ihrem Sinne sind. Das beginnt beispielhaft mit seinem Zugriff auf personelle Ressourcen in den betroffenen Fachbereichen für die Erhebung des aktuellen Zustands, der Vorlage von Texten für das Pflichtenheft und geht bis hin zur Einladung zu Projektbesprechungen, bei denen dann auch noch kurzfristige Entscheidungen für die Umsetzung getroffen werden sollen. Solche Situationen können Sie vermeiden, wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation eine entsprechende Projektorganisation aufbauen und so der externen Projektleitung einen Widerpart gegenüber stellen, der neben den IT-Agenden auch die weiteren Anforderungen durch das Projekt berücksichtigt.
Wir unterstützen Sie bei:
- Dem Aufbau einer optimalen Projektorganisation im Zusammenspiel mit dem IT-Lieferanten
- Der Auswahl der Projektmitglieder und Ihres internen Projektleiters bzw. -koordinators
- Der Erstellung eines realistischen Projektplanes, Aufbau des Risikomanagements und des Projektcontrollings
- Der Festlegung, wie mit Änderungen (Change Requests) während der Projektlaufzeit umzugehen ist
- Der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für das Projekt
- Der Entwicklung des internen Supportteams
- Der Vermittlung Ihrer Anforderungen an das Produkt bzw. an die Funktionalitäten gegenüber den externen Dienstleistern
- Den gegebenenfalls notwendigen Interventionen, wenn das Projekt nicht in Ihrem Sinne läuft bzw. fortschreitet
- Der Moderation von Workshops und Meetings
Änderungen im Projektumfeld
voraussehen und einbeziehen
Vielfach treten während der Projektlaufzeit noch Veränderungen ein (z. B. neue Gesetze, interne Vorgaben, etc.), die Sie berücksichtigen müssen. Der Lieferant liefert Ihnen nach Ihrer entsprechenden Anfrage ein Angebot für die neue Programmfunktionalität. Dabei erkennen Sie, dass der Preis im Verhältnis zu den ursprünglichen Gesamtkosten unverhältnismäßig hoch ist. In der Regel sind solche Situationen sowohl durch eine entsprechende vertragliche Gestaltung wie auch durch im Vorfeld definierte Regeln für Änderungen im Projekt eingrenzbar, manchmal auch vermeidbar.
Wir unterstützen Sie bei:
- Der Definition der neuen Anforderung
- Der Verhandlung mit dem Lieferanten bzgl. auftretender Mehr-/Minderkosten
- Der Bearbeitung innerhalb/außerhalb der vereinbarten Projektlaufzeit
Wozu externe Begleitung bei Software Umstellung?
Die Mitarbeit in einem Software-Projekt zählt in vielen Fällen nicht zu den Kernkompetenzen des eigenen Personals. Eine zusätzliche Herausforderung liegt im unterschiedlichen Sprachverständnis zwischen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den technikaffinen Vertreterinnen und Vertretern des IT-Lieferanten. Hier macht es Sinn, eine Position zwischenzuschalten, die einerseits Ihre Interessen als Auftraggeber vertritt und andererseits die technischen Anforderungen nachvollziehen kann.
Die nachfolgenden Fragen und Problemstellungen wurden im Lauf der letzten Jahre an uns herangetragen.
Wir unterstützen Sie bei diesen oder vergleichbaren Fragen:
- Unsere Ressourcen sind jetzt schon völlig ausgelastet, unser Personal kommt vor lauter Projekt nicht mehr zum Tagesgeschäft.
- Einige unserer Einrichtungen haben eine Website, andere wiederum keine und nicht alle sind aktuell. Wie bringen wir das alles unter einen Hut?
- Wir können durch die neue Software unsere Einkäufe nicht mehr so erfassen, wie wir es bisher getan haben. Müssen wir unsere Abläufe jetzt komplett an die Software anpassen? Das ist gar nicht möglich!
mehr ...
- Ist das, was wir vorhaben, eigentlich ein Projekt?
- Wie soll man dieses Projekt aufsetzen?
- So etwas haben wir noch nie gemacht. Wie gehen wir vor bzw. in welcher Zeit schaffen wir das?
- Brauchen wir dafür ein Projektteam?
- Welche Kompetenzen sollen die Teams während der Projektumsetzung haben? Wie teilen wir die Aufgaben auf?
- Aus welchen Abteilungen setzen wir die Teams zusammen?
- Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen wir ins Team auf?
- Bestehen die Teams nur aus interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, oder sollen wir auch Externe hinzuziehen?
- Wie regeln wir die Zusammenarbeit im laufenden Betrieb?
- Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen nicht, was der externe Partner von ihnen braucht, um seinen Auftrag erfüllen zu können.
- Wie erklären wir das unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. wie motivieren wir sie, damit die Externen mit dem Auftrag vorankommen?
- Wie definieren und beschreiben wir die Prozesse?
- Wie stellen wir fest, ob das Projekt erfolgreich ist bzw. wird?
- Wir führen neue Software ein. Brauchen wir dafür einen organisatorischen Rahmen – und falls ja – welchen?
- Was muss alles geregelt werden?
- Welche Leistungen erbringt die interne IT-Abteilung bzw. das Rechenzentrum, welche die Applikationslieferanten und was müssen die User selber erledigen?
- Wie bekommen wir diese Organisationseinheit dazu, dass deren Personal mittels Software bestellt und nicht weiterhin direkt beim Lieferanten anruft?
- Wie bringen wir diese Informationen in unser Materialwirtschaftsprogramm?
- Wie bilden wir diese Prozesse in unserer neuen Software ab?
- Was soll auf der Website eigentlich alles stehen?
- Welche Möglichkeiten haben wir, welche Technik nutzen wir und was kann das kosten?
- Wie erfahren die betroffenen Organisationen, wie Sie vorgehen müssen? Der Lieferant vermittelt nur den Umgang/Einsatz des ERP-Systems.
Ihre Kontaktdaten werden nicht an Dritte weitergegeben und nur zur
Beantwortung Ihrer Anfrage gemäß unserer Datenschutzerklärung gespeichert.
